Внедрение электронного документооборота в администрации Кемского района

В конце прошлого 2020 года администрация Кемского муниципального района начала внедрение системы электронного документооборота "Дело" (от компании Электронные Офисные Системы), к которой уже подключены все органы исполнительной власти Республики Карелия и многие республиканские государственные учреждения. 

 

Кемский район первым после центральных муниципалитетов (Петрозаводск, Кондопога, Прионежье) подключился к данной системе.

 

В декабре 2020 года все сотрудники администрации прошли часовое обучение в дистанционном формате. До конца года систему изучали в тестовом режиме, а с 1 января 2021 года начато полноценное использование электронного документооборота.

Начало работы с системой выявило острую необходимость обновления устаревшего компьютерного оборудования и операционных систем на рабочих местах сотрудников.

 

Электронный документооборот позволит:

- сократить почтовые расходы;

- сократить перемещения сотрудников между кабинетами для получения согласований и подписей;

- сократить время обработки документов;

- исключить потерю документов;

- проанализировать исполнительскую дисциплину сотрудников;

- регистрировать документы между участниками электронного документооборота лишь однажды.

 

Количество входящей и исходящей корреспонденции растет ежегодно. Количество зарегистрированных входящих/исходящих документов:

в 2018 -  8100 / 3544

в 2019 -  8790 / 3596

в 2020 - 10492 / 3747.

При этом значительная часть документов направляется в рабочем порядке по электронной почте и не регистрируется.

 

Поэтому одной из первых задач внедрения электронного документооборота в администрации является максимальное сокращение числа исходящих документов (писем, запросов), направляемых в бумажном виде.

 

Организационным отделом администрации оказывается вся необходимая методическая помощь сотрудникам и проводятся дополнительные обучающие занятия для скорейшего и полноценного перехода на использование всех возможностей системы.